Da so viele Menschen remote arbeiten, setzen viele Unternehmen auf flexible Workspace-Strategien. Ein flexibler Arbeitsplatz bedeutet im Allgemeinen einen ohne nicht zugewiesene Plätze. Dies macht es einfacher, einen „hybriden“ Ansatz zu berücksichtigen, bei dem Mitarbeiter ihre Zeit zwischen zu Hause und dem Büro aufteilen. Es ermöglicht Arbeitgebern auch, die Bürodichte zu reduzieren und die physische Distanz aufrechtzuerhalten, wenn sie an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Hier sehen Sie, was den Bedarf an flexiblem Arbeitsbereich antreibt, zusammen mit den fünf beliebtesten Strategien.

Flexible Arbeitsplatztreiber

Während die COVID-19-Pandemie die kurzfristige Nachfrage nach Büroflächen verringert hat, hat sie die Erwartungen der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz erhöht. Die Mitarbeiter sind bestrebt, ins Büro als Drehscheibe der Zusammenarbeit und Innovation zurückzukehren, aber sie müssen sich dort auch sicher fühlen. In der Zwischenzeit sehen Arbeitgeber den Arbeitsplatz als eine Möglichkeit, ihre Marke zu etablieren, neue Talente anzuziehen und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern, so der Future of Global Office Demand Report von JLL.

Der Bericht identifiziert vier Haupttreiber, die sich auf die Umstellung auf flexible Büroraumstrategien auswirken:

  • Eine Zunahme der Fernarbeit
  • Die Notwendigkeit, das Bürodesign zu überdenken, um die physische Distanzierung zu unterstützen
  • Die Einführung neuer Technologien, die die verteilte Arbeit erleichtern
  • Änderungen des Pendelverhaltens

Die Zunahme der Fernarbeit hat zwar viele Vorteile gebracht, sich aber auch auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter ausgewirkt. In der JLL-Umfrage unter 7.000 Mitarbeitern:

  • 66% ihnen fehlte der Raum, kreativ zu sein und sich inspiriert zu fühlen
  • 60% sagten, sie seien nicht voll bei der Arbeit beschäftigt
  • 50% gaben an, dass ihre Umgebung es ihnen nicht erlaubt, effektiv zu arbeiten

Vor allem vermissen die Mitarbeiter die Fähigkeit, in einer Büroumgebung miteinander zusammenzuarbeiten, wie die folgende Tabelle zeigt.

Gleichzeitig verstehen Arbeitgeber, dass sie ihre Büroraumstrategie an veränderte Gewohnheiten anpassen müssen. Die meisten Mitarbeiter planen, an den Arbeitsplatz zurückzukehren, aber viele rechnen nicht mehr damit, fünf Tage die Woche dort zu verbringen. Und diejenigen, die weit weg von einem zentral gelegenen Büro leben, suchen möglicherweise nach alternativen Räumen, in denen sie ohne langen Arbeitsweg produktiv sein können.

Infolgedessen ziehen viele Arbeitgeber flexible Arbeitsplatztrends wie diese in Betracht.

5 flexible Arbeitsplatztrends

Hot Desking

Mit Hot Desking können Mitarbeiter ihre Sitzplätze nach Belieben auswählen. Diese flexible Arbeitsbereichsstrategie wurde vor Jahren erstmals populär, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu verbessern. Hot Desking erhöht das Verhältnis von Mitarbeitern zu Schreibtischen und maximiert die Raumnutzung. Viele Mitarbeiter sind jedoch weniger begeistert von der Idee, jeden Tag einen freien Schreibtisch finden zu müssen. Und in einer Zeit, in der wir uns alle mehr Sorgen um die Verbreitung von Keimen machen, haben sie Bedenken, sich an einen Schreibtisch zu setzen, wenn nicht bekannt ist, wer ihn kürzlich benutzt hat und ob er ordnungsgemäß desinfiziert wurde.

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 19% an, dass sie wollten, dass ihr Arbeitgeber Hot Desking vollständig eliminiert, wenn sie an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Vorteile:

  • Mehr Flexibilität für Mitarbeiter
  • Weniger Platzverschwendung
  • Potenzial zur Senkung der Immobilienkosten
  • Reduziert Unordnung

Nachteile:

  • Keine Garantie, dass Mitarbeiter den Schreibtisch bekommen, den sie wollen
  • Konfliktpotenzial bei bevorzugten Schreibtischen
  • Keine Aufzeichnung, welche Schreibtische verwendet wurden
  • Schreibtische müssen zwischen jedem Gebrauch desinfiziert werden
  • Schwieriger für Mitarbeiter, sich zu finden

Desk Hoteling

Desk Hoteling oder Office Hoteling bietet die gleichen Vorteile eines flexiblen Arbeitsbereichs, jedoch mit der Gewissheit von Reservierungen. Mitarbeiter nutzen Hoteling-Software, um einen Schreibtisch zu reservieren, bevor sie ankommen oder während sie im Büro sind. Idealerweise verfügt die Software über eine mobile App, auf die sie überall zugreifen können. Es sollte auch in interaktive Wegfindungskarten und Ihr Kalendersystem integriert werden, damit Schreibtischreservierungen für alle sichtbar sind. Sie können sogar Desk Hoteling-Software mit Sensoren integrieren, um genaueste Informationen über die Verfügbarkeit von Arbeitsbereichen zu erhalten.

Vorteile:

  • Mitarbeiter können jederzeit einen Schreibtisch reservieren
  • Weniger Platzverschwendung
  • Potenzial zur Reduzierung der Immobilienkosten
  • Reduziert Unordnung
  • Mitarbeiter können Kollegen leichter finden
  • Ermöglicht die Kontaktverfolgung
  • Rationalisiert die Reinigung und Desinfektion

Nachteile

  • Mitarbeiter möchten möglicherweise nicht auf zugewiesene Plätze verzichten
  • Erfordert Investitionen in neue Technologien

Aktivitätsbasiertes Arbeiten

Aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW) ähnelt anderen flexiblen Arbeitsbereichsstrategien insofern, als die Mitarbeiter zwischen verschiedenen wo sie an einem bestimmten Tag arbeiten möchten. Es geht jedoch nicht nur darum, Schreibtische zu reservieren. In einer aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung haben Mitarbeiter Zugang zu einer Vielzahl von Räumen, die die Art der Arbeit unterstützen, die sie ausführen.

Wer einen ruhigen Ort braucht, um sich zu konzentrieren, kann einen kleinen, privaten Raum für den Vormittag reservieren und einen größeren Besprechungsraum für die Zusammenarbeit mit Kollegen am Nachmittag buchen.

Nicht jeder aktivitätsbasierte Arbeitsbereich erfordert notwendigerweise eine Reservierung. Mitarbeiter können sich auch in weniger formellen Huddle-Bereichen versammeln, schnell eine Telefonzelle schnappen oder einen freien Stuhl in der Nähe eines Kollegen hochziehen.

Während Activity Based Working in den letzten Jahren als strukturiertere Alternative zu einem vollständig offenen Büro an Popularität gewonnen hat, werden Arbeitgeber diese Strategie angesichts von COVID-19 wahrscheinlich vorsichtiger verfolgen.

Der Eckpfeiler des aktivitätsbasierten Arbeitens – die Fähigkeit, sich den ganzen Tag über frei im Büro zu bewegen — kann es schwieriger machen, den Überblick darüber zu behalten, welche Bereiche verwendet wurden und ob sie ordnungsgemäß desinfiziert wurden. Die weichen Sitzgelegenheiten, die für viele Huddle-Bereiche charakteristisch waren, scheinen heute weniger ideal zu sein. Öffentliche Bereiche, die für ungezwungene Zusammenkünfte gedacht sind, können leicht überfüllt sein. Arbeitgeber, die aktivitätsbasiertes Arbeiten einführen möchten, müssen überlegen, wie sie ihr Arbeitsplatzdesign aktualisieren können, um diese Faktoren zu berücksichtigen.

Zum Beispiel möchten sie vielleicht in porenfreie Möbel mit antimikrobiellen Oberflächen investieren, die leichter zu reinigen sind.

Möglicherweise möchten sie Anwesenheitssensoren hinzufügen, um einen täglichen Bericht darüber zu erhalten, welche Räume täglich genutzt wurden.

Sie müssen auch Kapazitätsgrenzen für öffentliche Bereiche festlegen, um eine Überfüllung zu verhindern

Sehen Sie, wie Space-Right ™ es einfach macht, unsichere Räume zu identifizieren und neu zu konfigurieren.

Pros:

  • Mitarbeiter können aus einer Vielzahl von Räumen wählen
  • Verbessert die Zusammenarbeit
  • Reservierungen sind nicht immer erforderlich

Nachteile:

  • Schwieriger zu reinigen
  • Schwieriger zu begrenzen kapazität
  • Potenziell erhöht büro lärm und ablenkungen

Büro nachbarschaften

Büro nachbarschaften bieten viele der gleichen vorteile wie aktivität-basierend arbeits, aber mit mehr struktur. Nachbarschaften können nach Abteilung oder Funktion eingerichtet werden und dienen als „Heimatbasis“ für Mitarbeiter. Anstatt aus einem der 500 Arbeitsbereiche in einem großen Büro auszuwählen, gehen sie zu einem bestimmten Bereich, in dem sie bekannte Gesichter finden. Dort können sie je nach Bedarf einen Schreibtisch oder ein Zimmer reservieren. Wenn sie mit anderen in einer anderen Abteilung arbeiten müssen, können sie dort problemlos Platz reservieren.

Büronachbarschaften bringen das Gemeinschaftsgefühl zurück, das viele Mitarbeiter vermissen, wenn sie remote arbeiten, ohne dass zugewiesene Plätze erforderlich sind. Jede Nachbarschaft kann ihren Raum personalisieren, indem sie ihr eigenes Dekor auswählt, solange es den allgemeinen Markenrichtlinien entspricht. Zum Beispiel könnten sie ein schwarzes Brett mit dem Namen ihrer Nachbarschaft und Fotos ihrer Teammitglieder haben.

Das Nachbarschaftskonzept funktioniert am besten, wenn Mitarbeiter über eine mobile App verfügen, die es ihnen leicht macht, zu finden, wo ihre Kollegen arbeiten, und Platz in ihrer Nähe zu reservieren.

Sie müssen auch gut gestaltet sein, um Lärm und die Ausbreitung von Keimen zu minimieren.

Vorteile:

  • Verbessert die Raumausnutzung
  • Stellt das Gemeinschaftsgefühl wieder her
  • Erleichtert Mitarbeitern die Suche nach Kollegen
  • Reservierungen sind möglicherweise erforderlich oder nicht erforderlich

Nachteile:

  • Erfordert mehr Planung und Design
  • Könnte es schwieriger machen, abteilungsübergreifende Beziehungen aufzubauen

Coworking Spaces

Das Coronavirus hat das Pendelverhalten und die Büronachfrage verändert. Mitarbeiter, die zuvor lange Strecken in ihren eigenen Fahrzeugen pendelten oder öffentliche Verkehrsmittel nutzten, werden diese Reise wahrscheinlich heute neu bewerten. Aus diesen Gründen prognostiziert der jüngste Future of Office Demand Report von JLL einen langsameren Wiedereintritt in Büros in Gebieten, die auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen sind.

Gleichzeitig wollen die Menschen immer noch Zugang zu den Annehmlichkeiten und sozialen Möglichkeiten großer städtischer Gebiete. Der Bericht prognostiziert eine Zunahme der „verteilten Urbanisierung“.“ Dies beinhaltet eine größere Nachfrage nach gut angebundenen Vororten rund um Großstädte. Zentrale Büros im Herzen der Innenstadt werden immer noch für viele Mitarbeiter attraktiv sein, aber sie können durch Coworking Spaces in der Nähe von zu Hause ergänzt werden.

Coworking Spaces bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, den Ablenkungen der Arbeit von zu Hause aus zu entkommen und gleichzeitig diejenigen unterzubringen, die weiter entfernt wohnen.

Sie bieten auch mehr Flexibilität für Arbeitgeber, die neue langfristige Mietverträge nur ungern abschließen, insbesondere zu einer Zeit, in der die zukünftige Bürobelegung unvorhersehbar sein kann. Sie können Raum für den Monat oder sogar für den Tag mieten. Wenn Mitarbeiter, die den Coworking Space nutzen, ihn nicht mehr benötigen, kann das Unternehmen einfach aufhören, dafür zu bezahlen.

Vorteile:

  • Kein langfristiger Mietvertrag
  • Einfacher, eine verteilte Belegschaft unterzubringen
  • Eigentümer verantwortlich für Facility Management und Ausstattung

Nachteile:

  • Keine Kontrolle über Bürodesign oder Branding
  • Schwieriger, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen

Die Zukunft des flexiblen Arbeitsplatzes

Obwohl die Belegschaft stärker verteilt ist, sinkt die Nachfrage nach hochwertigen Büroräumen nicht. Während Mitarbeiter die Flexibilität schätzen, remote arbeiten zu können, zeigen die Untersuchungen von JLL, dass sie die Fähigkeit vermissen, Kontakte zu knüpfen und mit anderen zusammenzuarbeiten. Sie brauchen einen Arbeitsplatz, an dem sie sich inspiriert fühlen und über die Technologie und Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um produktiv zu sein. Das ist im Home Office nicht immer möglich.

Gleichzeitig haben sie sich daran gewöhnt, überall arbeiten zu können, und erwarten von ihrem Arbeitsplatz mehr als nur einen Schreibtisch.

Diese flexiblen Arbeitsplatzstrategien können eine sichere, kollaborative Umgebung unterstützen, wenn sie sorgfältig geplant und ordnungsgemäß implementiert werden. Egal für welche Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Technologie verfügen, um sie zu unterstützen.

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