Con tantas personas trabajando de forma remota, muchas organizaciones están adoptando estrategias de espacio de trabajo flexible. Un espacio de trabajo flexible generalmente significa uno sin asientos no asignados. Esto facilita la adaptación a un enfoque «híbrido» en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina. También permite a los empleadores reducir la densidad de la oficina y mantener el distanciamiento físico cuando regresan al lugar de trabajo.

He aquí un vistazo a lo que impulsa la necesidad de un espacio de trabajo flexible, junto con las cinco estrategias más populares.

Conductores de lugares de trabajo flexibles

Si bien la pandemia de COVID-19 ha reducido la demanda a corto plazo de espacio de oficina, ha aumentado las expectativas de los empleados en el lugar de trabajo. Los empleados están ansiosos por volver a la oficina como un centro de colaboración e innovación, pero también necesitan sentirse seguros allí. Mientras tanto, los empleadores ven el lugar de trabajo como una forma de establecer su marca, atraer nuevos talentos y mejorar el compromiso de los empleados, según el informe de demanda de Future of Global Office de JLL.

El informe identifica cuatro factores clave que influyen en el cambio a estrategias de espacio de oficina flexible:

  • Un aumento en el trabajo remoto
  • Una necesidad de repensar el diseño de la oficina para apoyar el distanciamiento físico
  • La adopción de nueva tecnología que facilita el trabajo distribuido
  • Cambios en los patrones de desplazamiento

Mientras que el aumento en el trabajo remoto ha traído muchos beneficios, también ha impactado el compromiso y la productividad de los empleados. En la encuesta de JLL de 7,000 empleados:

  • 66% dijo que carecían de espacio para ser creativos y sentirse inspirados
  • El 60% dijo que no estaban completamente comprometidos en el trabajo
  • el 50% dijo que su entorno no les permite trabajar de manera efectiva

Sobre todo, los empleados pierden la capacidad de colaborar entre sí en un entorno de oficina, como muestra el gráfico a continuación.

Al mismo tiempo, los empleadores entienden que tienen que ajustar su estrategia de espacio de oficina para adaptarse a los hábitos cambiantes. La mayoría de los empleados planean regresar al lugar de trabajo, pero muchos ya no prevén pasar cinco días a la semana allí. Y aquellos que viven lejos de una oficina ubicada en el centro pueden estar buscando espacios alternativos donde puedan ser productivos sin un largo viaje al trabajo.

Como resultado, muchos empleadores están considerando tendencias de espacio de trabajo flexible como estas.

5 tendencias de espacio de trabajo flexible

Hot desking

Hot desking permite a los empleados elegir los asientos por orden de llegada. Esta estrategia de espacio de trabajo flexible se hizo popular por primera vez hace años como una forma de aumentar la colaboración entre los empleados. Los escritorios en caliente aumentan la proporción de empleados con respecto a los escritorios, lo que maximiza la utilización del espacio. Sin embargo, muchos empleados están menos entusiasmados con la idea de tener que encontrar un escritorio disponible todos los días. Y en un momento en que todos estamos más preocupados por la propagación de gérmenes, tienen dudas sobre sentarse en un escritorio cuando no hay registro de quién lo usó recientemente y si estaba desinfectado adecuadamente.

En una encuesta reciente, el 19% dijo que quería que su empleador eliminara por completo el escritorio caliente cuando regresara al lugar de trabajo.

Pros:

  • Mayor flexibilidad para los empleados
  • Menos espacio desperdiciado
  • Potencial para reducir los costos de bienes raíces
  • Reduce el desorden

Contras:

  • Sin garantía, los empleados obtendrán el escritorio que desean
  • Potencial de conflictos sobre escritorios preferidos
  • No hay registro de qué escritorios se han utilizado
  • Los escritorios deben desinfectarse entre cada uso
  • Más difícil para los empleados encontrarse entre sí

El hotel de escritorio, u hotel de oficina, ofrece los mismos beneficios de un espacio de trabajo flexible, pero con la certeza de las reservas. Los empleados utilizan el software de hotelería para reservar un escritorio antes de llegar o mientras están en la oficina. Idealmente, el software tiene una aplicación móvil a la que pueden acceder desde cualquier lugar. También debe integrarse con mapas interactivos de orientación y su sistema de calendario para que las reservas de escritorio sean visibles para todos. Incluso puede integrar el software de hotelería de escritorio con sensores para obtener la información más precisa sobre la disponibilidad del espacio de trabajo.

Pros:

  • Los empleados pueden reservar un escritorio en cualquier momento
  • Menos espacio desperdiciado
  • Potencial para reducir los costos de bienes raíces
  • Reduce el desorden
  • Los empleados pueden encontrar colegas más fácilmente
  • Habilita el rastreo de contactos
  • Optimiza la limpieza y desinfección

Contras

  • Es posible que los empleados no quieran renunciar a los asientos asignados
  • Requiere nueva inversión en tecnología

El trabajo basado en actividades

El trabajo basado en actividades (ABW) es similar a otras estrategias de espacio de trabajo flexible en las que los empleados pueden elegir donde quieren trabajar un día cualquiera. Sin embargo, no se trata solo de reservar escritorios. En un entorno de trabajo basado en actividades, los empleados tienen acceso a una variedad de espacios diseñados para respaldar el tipo de trabajo que realizan.

Aquellos que necesitan un lugar tranquilo para concentrarse pueden reservar una pequeña sala privada para la mañana y reservar una sala de reuniones más grande para colaborar con colegas por la tarde.

No todos los espacios de trabajo basados en actividades requieren necesariamente una reserva. Los empleados también pueden reunirse en áreas de reunión menos formales, tomar rápidamente una cabina telefónica o levantar una silla gratis cerca de un compañero de trabajo.

Aunque el trabajo basado en actividades ha ido ganando popularidad en los últimos años como una alternativa más estructurada a una oficina completamente abierta, es probable que los empleadores sean más cautelosos a la hora de adoptar esta estrategia a la luz de la COVID-19.

La piedra angular del trabajo basado en actividades, la capacidad de moverse libremente por la oficina a lo largo del día, puede dificultar el seguimiento de qué áreas se han utilizado y si se han desinfectado adecuadamente. El asiento blando que era característico de muchas áreas de reunión parece menos ideal hoy en día. Las áreas comunes destinadas a reuniones informales pueden llenarse fácilmente. Los empleadores que deseen adoptar el trabajo basado en actividades deberán considerar cómo actualizar el diseño de su lugar de trabajo para tener en cuenta estos factores.

Por ejemplo, es posible que deseen invertir en muebles no porosos con superficies antimicrobianas que sean más fáciles de limpiar.

Es posible que quieran considerar agregar sensores de ocupación para poder obtener un informe diario de qué espacios se han utilizado cada día.

También tendrán que establecer límites de capacidad para las áreas comunes para evitar el hacinamiento

Vea cómo Space-Right™ facilita la identificación y reconfiguración de espacios inseguros.

Pros:

  • Los empleados pueden elegir entre una variedad de espacios
  • Mejora la colaboración
  • No siempre se requieren reservas

Contras:

  • Más difícil de limpiar
  • Más difícil de limitar la capacidad
  • Potencialmente aumenta el ruido y las distracciones de la oficina

Barrios de oficinas

Los barrios de oficinas ofrecen muchos de los mismos beneficios que el trabajo basado en actividades, pero con más estructura. Los vecindarios se pueden configurar por departamento o función y actuar como una» base de operaciones » para los empleados. En lugar de elegir entre cualquiera de los 500 espacios de trabajo dentro de una oficina grande, van a un área designada donde encontrarán caras familiares. Allí, pueden reservar un escritorio o una habitación según sea necesario. Cuando necesitan trabajar con otros en otro departamento, pueden reservar fácilmente espacio allí.

Los vecindarios de oficinas devuelven el sentido de comunidad que muchos empleados extrañan mientras trabajan de forma remota sin requerir asientos asignados. Cada vecindario puede personalizar su espacio eligiendo su propia decoración, siempre y cuando cumpla con las directrices generales de la marca. Por ejemplo, podrían tener un tablón de anuncios con el nombre de su vecindario y fotos de los miembros de su equipo.

El concepto de vecindario funciona mejor si los empleados tienen una aplicación móvil que les facilita encontrar dónde trabajan sus colegas y reservar espacio cerca de ellos.

también deben estar bien diseñados para minimizar el ruido y la propagación de gérmenes.

Pros:

  • Mejora la utilización del espacio
  • Restaura un sentido de comunidad
  • Hace que sea más fácil para los empleados encontrar compañeros
  • Las reservas pueden o no ser necesarias

Contras:

  • Requiere más planificación y diseño
  • Podría hacer más difícil establecer relaciones entre departamentos

Espacios de coworking

El coronavirus ha cambiado los patrones de desplazamiento y la demanda de oficinas. Los empleados que anteriormente viajaban largas distancias en sus propios vehículos o usaban el transporte público probablemente estén reevaluando ese viaje hoy. Por esas razones, el reciente informe de Demanda de Oficinas del Futuro de JLL predice un reingreso más lento a las oficinas ubicadas en áreas que dependen del transporte público.

Al mismo tiempo, las personas siguen queriendo acceder a los servicios y las oportunidades sociales de las grandes zonas urbanas. El informe predice que veremos un aumento en la «urbanización distribuida».»Esto incluye una mayor demanda de suburbios bien conectados centrados en las principales ciudades. Las oficinas centrales en el corazón del centro de la ciudad seguirán siendo atractivas para muchos empleados, pero pueden complementarse con espacios de coworking más cercanos a casa.

Los espacios de coworking brindan a los empleados la capacidad de escapar de las distracciones de trabajar desde casa mientras acomodan a aquellos que viven más lejos.

También ofrecen más flexibilidad para los empleadores reacios a firmar nuevos contratos de arrendamiento a largo plazo, especialmente en un momento en que la ocupación futura de la oficina puede ser impredecible. Pueden alquilar espacio por mes o incluso por día. Si los empleados que utilizan el espacio de coworking ya no lo necesitan, la empresa simplemente puede dejar de pagar por él.

Pros:

  • Sin arrendamiento a largo plazo
  • Más fácil de acomodar a una fuerza de trabajo distribuida
  • Propietario responsable de la administración de instalaciones y servicios

Contras:

  • Sin control sobre el diseño o la marca de la oficina
  • Es más difícil establecer un sentido de comunidad

El futuro del espacio de trabajo flexible

Aunque la fuerza de trabajo está más distribuida, la demanda de espacio de oficina de alta calidad no desaparece. Si bien los empleados aprecian la flexibilidad de poder trabajar de forma remota, la investigación de JLL muestra que pierden la capacidad de socializar y colaborar con otros. Necesitan un lugar para trabajar donde se sientan inspirados y tengan la tecnología y los recursos que necesitan para ser productivos. Eso no siempre es posible en una oficina en casa.

Al mismo tiempo, se han acostumbrado a poder trabajar en cualquier lugar, por lo que esperan más de su lugar de trabajo que solo un escritorio.

Estas estrategias de espacio de trabajo flexible pueden ser compatibles con un entorno seguro y colaborativo cuando se planifican cuidadosamente y se implementan correctamente. No importa cuál elija, asegúrese de contar con la tecnología adecuada para respaldarlo.

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