Avec tant de personnes travaillant à distance, de nombreuses organisations adoptent des stratégies d’espace de travail flexible. Un espace de travail flexible signifie généralement un espace sans sièges non attribués. Cela facilite la prise en compte d’une approche  » hybride » où les employés partagent leur temps entre la maison et le bureau. Il permet également aux employeurs de réduire la densité des bureaux et de maintenir la distance physique lorsqu’ils retournent au travail.

Voici ce qui motive le besoin d’espace de travail flexible, ainsi que les cinq stratégies les plus populaires.

Facteurs de flexibilité au travail

Bien que la pandémie de COVID-19 ait réduit la demande à court terme d’espaces de bureau, elle a accru les attentes des employés à l’égard du lieu de travail. Les employés sont impatients de retourner au bureau en tant que centre de collaboration et d’innovation, mais ils doivent également s’y sentir en sécurité. Pendant ce temps, les employeurs voient le lieu de travail comme un moyen d’établir leur marque, d’attirer de nouveaux talents et d’améliorer l’engagement des employés, selon le rapport Future of Global Office Demand de JLL.

Le rapport identifie quatre facteurs clés influant sur le passage à des stratégies d’espace de bureau flexibles:

  • Une augmentation du travail à distance
  • Un besoin de repenser la conception des bureaux pour soutenir la distanciation physique
  • L’adoption de nouvelles technologies facilitant le travail distribué
  • Changements dans les habitudes de déplacement

Si l’augmentation du travail à distance a apporté de nombreux avantages, elle a également eu un impact sur l’engagement et la productivité des employés. Dans l’enquête de JLL auprès de 7 000 employés:

  • 66% ils ont dit qu’ils manquaient d’espace pour être créatifs et se sentir inspirés
  • 60% ont déclaré qu’ils n’étaient pas pleinement engagés au travail
  • 50% ont déclaré que leur environnement ne leur permettait pas de travailler efficacement

Surtout, les employés manquent la capacité de collaborer les uns avec les autres dans un environnement de bureau, comme le montre le graphique ci-dessous.

En même temps, les employeurs comprennent qu’ils doivent ajuster leur stratégie d’espace de bureau pour s’adapter à l’évolution des habitudes. La plupart des employés prévoient retourner au travail, mais beaucoup ne prévoient plus y passer cinq jours par semaine. Et ceux qui vivent loin d’un bureau situé au centre peuvent être à la recherche d’espaces alternatifs où ils peuvent être productifs sans un long trajet.

Par conséquent, de nombreux employeurs envisagent de telles tendances en matière d’espace de travail flexible.

5 tendances de l’espace de travail flexible

Hot desking

Hot desking permet aux employés de choisir des sièges selon le principe du premier arrivé, premier servi. Cette stratégie d’espace de travail flexible est devenue populaire il y a des années pour accroître la collaboration entre les employés. Le design à chaud augmente le ratio employés/ bureaux, maximisant l’utilisation de l’espace. Cependant, de nombreux employés sont moins enthousiastes à l’idée de devoir trouver un bureau disponible chaque jour. Et à une époque où nous sommes tous plus préoccupés par la propagation des germes, ils ont des scrupules à s’asseoir à un bureau alors qu’il n’y a aucune trace de qui l’a utilisé récemment et s’il a été correctement désinfecté.

Dans un récent sondage, 19 % des répondants ont déclaré qu’ils souhaitaient que leur employeur élimine complètement le dessèchement à chaud à leur retour au travail.

Avantages:

  • Une plus grande flexibilité pour les employés
  • Moins d’espace gaspillé
  • Potentiel de réduction des coûts immobiliers
  • Réduit l’encombrement

Inconvénients:

  • Aucune garantie que les employés obtiendront le bureau qu’ils souhaitent
  • Possibilité de conflits au sujet des bureaux préférés
  • Aucun enregistrement des bureaux utilisés
  • Les bureaux doivent être désinfectés entre chaque utilisation
  • Plus difficile pour les employés de se trouver

Hoteling de bureau

L’hôtellerie de bureau, ou hôtellerie de bureau, offre les mêmes avantages d’un espace de travail flexible, mais avec la certitude des réservations. Les employés utilisent un logiciel d’hébergement pour réserver un bureau avant leur arrivée ou pendant qu’ils sont au bureau. Idéalement, le logiciel dispose d’une application mobile à laquelle ils peuvent accéder n’importe où. Il devrait également s’intégrer aux cartes d’orientation interactives et à votre système de calendrier afin que les réservations de bureau soient visibles par tous. Vous pouvez même intégrer un logiciel d’hôtellerie de bureau avec des capteurs pour obtenir les informations les plus précises sur la disponibilité de l’espace de travail.

Avantages:

  • Les employés peuvent réserver un bureau à tout moment
  • Moins d’espace gaspillé
  • Potentiel de réduction des coûts immobiliers
  • Réduit l’encombrement
  • Les employés peuvent trouver des collègues plus facilement
  • Permet la recherche des contacts
  • Rationalise le nettoyage et la désinfection

Inconvénients

  • Les employés peuvent ne pas vouloir abandonner les sièges assignés
  • Nécessite de nouveaux investissements technologiques

Travail basé sur l’activité

Le travail basé sur l’activité (ABW) est similaire à d’autres stratégies d’espace de travail flexible en ce sens que les employés peuvent choisir où ils veulent travailler un jour donné. Cependant, il ne s’agit pas seulement de réserver des bureaux. Dans un environnement de travail axé sur les activités, les employés ont accès à une variété d’espaces conçus pour soutenir le type de travail qu’ils effectuent.

Ceux qui ont besoin d’un endroit calme pour se concentrer peuvent réserver une petite salle privée pour le matin et réserver une salle de réunion plus grande pour collaborer avec leurs collègues l’après-midi.

Tous les espaces de travail basés sur des activités ne nécessitent pas nécessairement une réservation. Les employés peuvent également se rassembler dans des zones de rassemblement moins formelles, prendre rapidement une cabine téléphonique ou tirer une chaise libre près d’un collègue.

Bien que le travail basé sur l’activité gagne en popularité ces dernières années en tant qu’alternative plus structurée à un bureau complètement ouvert, les employeurs seront probablement plus prudents quant à l’adoption de cette stratégie à la lumière du COVID-19.

La pierre angulaire du travail basé sur l’activité – la possibilité de se déplacer librement dans le bureau tout au long de la journée — peut rendre plus difficile de savoir quelles zones ont été utilisées et si elles ont été correctement désinfectées. Les sièges moelleux qui caractérisaient de nombreuses zones de rassemblement semblent moins idéaux aujourd’hui. Les espaces communs destinés aux rassemblements occasionnels peuvent facilement devenir surpeuplés. Les employeurs qui souhaitent adopter le travail axé sur l’activité devront réfléchir à la façon de mettre à jour la conception de leur lieu de travail pour tenir compte de ces facteurs.

Par exemple, ils peuvent vouloir investir dans des meubles non poreux avec des surfaces antimicrobiennes plus faciles à nettoyer.

Ils peuvent envisager d’ajouter des capteurs d’occupation afin d’obtenir un rapport quotidien des espaces utilisés chaque jour.

Ils devront également définir des limites de capacité pour les espaces communs afin d’éviter le surpeuplement

Voyez comment Space-Right™ facilite l’identification et la reconfiguration des espaces dangereux.

Les Plus:

  • Les employés peuvent choisir parmi une variété d’espaces
  • Améliore la collaboration
  • Les réservations ne sont pas toujours nécessaires

Inconvénients:

  • Plus difficile à nettoyer
  • Plus difficile à limiter la capacité
  • Augmente potentiellement le bruit et les distractions des bureaux

Quartiers de bureaux

Les quartiers de bureaux offrent beaucoup des mêmes avantages que le travail basé sur l’activité, mais avec plus de structure. Les quartiers peuvent être mis en place par département ou fonction et servir de « base d’attache » pour les employés. Plutôt que de choisir parmi l’un des 500 espaces de travail d’un grand bureau, ils se rendent dans une zone désignée où ils trouveront des visages familiers. Là, ils peuvent réserver un bureau ou une chambre au besoin. Lorsqu’ils ont besoin de travailler avec d’autres personnes dans un autre département, ils peuvent facilement y réserver de l’espace.

Les quartiers de bureaux ramènent le sens de la communauté qui manque à de nombreux employés lorsqu’ils travaillent à distance sans avoir besoin de sièges assignés. Chaque quartier peut personnaliser son espace en choisissant son propre décor, à condition qu’il réponde aux directives générales de la marque. Par exemple, ils pourraient avoir un tableau d’affichage avec le nom de leur quartier et des photos des membres de son équipe.

Le concept de quartier fonctionne mieux si les employés disposent d’une application mobile qui leur permet de trouver facilement où travaillent leurs collègues et de réserver de l’espace près d’eux.

Ils doivent également être bien conçus pour minimiser le bruit et la propagation des germes.

Avantages:

  • Améliore l’utilisation de l’espace
  • Redonne un sentiment de communauté
  • Facilite la recherche de collègues pour les employés
  • Les réservations peuvent ou non être requises

Inconvénients:

  • Nécessite plus de planification et de conception
  • Pourrait rendre plus difficile la création de relations entre les départements

Espaces de coworking

Le coronavirus a modifié les habitudes de déplacement et la demande de bureau. Les employés qui effectuaient auparavant de longues distances dans leurs propres véhicules ou utilisaient les transports en commun réévaluent probablement ce trajet aujourd’hui. Pour ces raisons, le récent rapport sur l’avenir de la demande de bureaux de JLL prédit une rentrée plus lente dans les bureaux situés dans des zones dépendantes des transports en commun.

Dans le même temps, les gens veulent toujours avoir accès aux commodités et aux opportunités sociales des grandes zones urbaines. Le rapport prédit que nous verrons une augmentation de « l’urbanisation distribuée. »Cela inclut une plus grande demande de banlieues bien connectées centrées autour des grandes villes. Les bureaux centraux au cœur du centre-ville seront toujours attrayants pour de nombreux employés, mais ils pourraient être complétés par des espaces de coworking plus proches de chez eux.

Les espaces de coworking permettent aux employés d’échapper aux distractions du travail à domicile tout en accueillant ceux qui vivent plus loin.

Ils offrent également plus de flexibilité aux employeurs réticents à signer de nouveaux baux à long terme, en particulier à un moment où l’occupation future des bureaux peut être imprévisible. Ils peuvent louer de l’espace au mois ou même à la journée. Si les employés utilisant l’espace de coworking n’en ont plus besoin, l’entreprise peut simplement cesser de payer pour cela.

Avantages:

  • Pas de bail à long terme
  • Plus facile d’accueillir une main-d’œuvre répartie
  • Propriétaire responsable de la gestion des installations et des équipements

Inconvénients:

  • Aucun contrôle sur la conception ou l’image de marque des bureaux
  • Plus difficile d’établir un sentiment de communauté

L’avenir de l’espace de travail flexible

Bien que la main-d’œuvre soit plus répartie, la demande d’espaces de bureau de haute qualité ne disparaît pas. Alors que les employés apprécient la flexibilité de pouvoir travailler à distance, les recherches de JLL montrent qu’ils manquent la capacité de socialiser et de collaborer avec les autres. Ils ont besoin d’un lieu de travail où ils se sentent inspirés et disposent de la technologie et des ressources dont ils ont besoin pour être productifs. Ce n’est pas toujours possible dans un bureau à domicile.

En même temps, ils se sont habitués à pouvoir travailler n’importe où, ils attendent donc plus de leur lieu de travail qu’un simple bureau.

Ces stratégies d’espace de travail flexibles peuvent soutenir un environnement de collaboration sûr lorsqu’elles sont soigneusement planifiées et correctement mises en œuvre. Peu importe celle que vous choisissez, assurez-vous d’avoir la bonne technologie en place pour la prendre en charge.

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