Con così tante persone che lavorano in remoto, molte organizzazioni stanno adottando strategie di spazio di lavoro flessibile. Uno spazio di lavoro flessibile generalmente significa uno senza posti non assegnati. Questo rende più facile per ospitare un approccio” ibrido ” in cui i dipendenti dividono il loro tempo tra la casa e l’ufficio. Consente inoltre ai datori di lavoro di ridurre la densità dell’ufficio e mantenere le distanze fisiche quando tornano sul posto di lavoro.

Ecco uno sguardo a ciò che sta guidando la necessità di spazio di lavoro flessibile, insieme con le cinque strategie più popolari.

Driver flessibili sul posto di lavoro

Mentre la pandemia di COVID-19 ha ridotto la domanda a breve termine di spazi per uffici, ha aumentato le aspettative dei dipendenti sul posto di lavoro. I dipendenti sono ansiosi di tornare in ufficio come un centro di collaborazione e innovazione, ma hanno anche bisogno di sentirsi al sicuro lì. Nel frattempo, i datori di lavoro vedono il posto di lavoro come un modo per stabilire il loro marchio, attirare nuovi talenti e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, secondo il rapporto Future of Global Office Demand di JLL.

La relazione individua quattro fattori chiave che influenzano il passaggio a strategie flessibili per uffici:

  • Un aumento del lavoro a distanza
  • necessità di ripensare il design dell’ufficio a supporto fisico allontanamento
  • L’adozione di una nuova tecnologia che rende distribuito il lavoro più facile
  • Modifiche pendolari modelli

Mentre l’aumento del lavoro a distanza ha portato molti vantaggi, ma ha anche influenzato il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività. Nell’indagine di JLL su 7.000 dipendenti:

  • 66% ha detto che mancava spazio per essere creativi e sentirsi ispirato
  • 60% ha detto che non erano pienamente impegnati sul posto di lavoro
  • 50% ha detto che il loro ambiente non permette loro di lavorare in modo efficace

La maggior parte di tutti, i dipendenti perdere la possibilità di collaborare tra loro in un ambiente di ufficio, come

Allo stesso tempo, i datori di lavoro capiscono che devono regolare la loro strategia di spazio ufficio per accogliere le abitudini che cambiano. La maggior parte dei dipendenti prevede di tornare sul posto di lavoro, ma molti non prevedono di trascorrere cinque giorni alla settimana lì più. E coloro che vivono lontano da un ufficio situato in posizione centrale possono essere alla ricerca di spazi alternativi dove possono essere produttivi senza un lungo tragitto.

Di conseguenza, molti datori di lavoro stanno prendendo in considerazione tendenze di lavoro flessibili come queste.

5 flexible workspace trends

Hot desking

Hot desking consente ai dipendenti di scegliere i posti in base all’ordine di arrivo. Questa strategia di lavoro flessibile è diventata popolare anni fa come un modo per aumentare la collaborazione tra i dipendenti. Hot desking aumenta il rapporto tra dipendenti e scrivanie, massimizzando l’utilizzo dello spazio. Tuttavia, molti dipendenti sono meno entusiasti dell’idea di dover trovare una scrivania disponibile ogni giorno. E in un momento in cui siamo tutti più preoccupati di diffondere i germi, hanno remore a sedersi a una scrivania quando non c’è traccia di chi l’ha usato di recente e se è stato correttamente disinfettato.

In un recente sondaggio, il 19% ha dichiarato di volere che il proprio datore di lavoro elimini completamente il desking caldo quando ritorna sul posto di lavoro.

Pro:

  • Maggiore flessibilità per i dipendenti
  • Meno spazio sprecato
  • Potenziale di riduzione dei costi immobiliari
  • Riduce l’ingombro

Contro:

  • No garanzia dipendenti saranno mostrati anche le escursioni che vuoi
  • Potenziali conflitti per preferito scrivania
  • Nessun record i cui banchi sono stati utilizzati
  • Scrivanie devono essere disinfettate tra ogni uso
  • Più difficile per i dipendenti a trovare l’altro

Escursioni Hoteling

Escursioni hoteling, o in ufficio hoteling, offre le stesse prestazioni di uno spazio di lavoro flessibile, ma con la certezza di prenotazioni. I dipendenti utilizzano il software hoteling per prenotare una scrivania prima del loro arrivo o mentre sono in ufficio. Idealmente, il software ha un’app mobile a cui possono accedere ovunque. Dovrebbe anche integrarsi con le mappe di wayfinding interattive e il tuo sistema di calendario in modo che le prenotazioni da scrivania siano visibili a tutti. È anche possibile integrare il software desk hoteling con i sensori per ottenere le informazioni più accurate sulla disponibilità dello spazio di lavoro.

Pro:

  • i Dipendenti possono prenotare una scrivania in qualsiasi momento
  • Meno spreco di spazio
  • Potenziale per ridurre immobiliare costi
  • Riduce l’ingombro
  • i Dipendenti possono trovare colleghi più facile
  • Consente la ricerca di contatti
  • Semplifica la pulizia e la sanificazione

Contro

  • I dipendenti non vogliono rinunciare posti assegnati
  • Richiede nuovi investimenti tecnologici

di base Attività di lavoro

di base Attività di lavoro (ABW) è simile a un altro spazio di lavoro flessibile di strategie che i dipendenti possono scegliere dove vogliono lavorare in un dato giorno. Tuttavia, non si tratta solo di prenotare scrivanie. In un ambiente di lavoro basato sulle attività, i dipendenti hanno accesso a una varietà di spazi progettati per supportare il tipo di lavoro che stanno facendo.

Chi ha bisogno di un posto tranquillo per concentrarsi può prenotare una piccola sala privata per la mattina e prenotare una sala riunioni più grande per collaborare con i colleghi nel pomeriggio.

Non tutte le aree di lavoro basate su attività richiedono necessariamente una prenotazione. I dipendenti possono anche riunirsi in aree meno formali, afferrare rapidamente una cabina telefonica o tirare su una sedia libera vicino a un collega.

Mentre il lavoro basato sull’attività sta guadagnando popolarità negli ultimi anni come alternativa più strutturata a un ufficio completamente aperto, i datori di lavoro saranno probabilmente più cauti nell’adottare questa strategia alla luce della COVID-19.

La pietra angolare del lavoro basato sull’attività-la capacità di muoversi liberamente in ufficio per tutto il giorno — può rendere più difficile tenere traccia di quali aree sono state utilizzate e se sono state adeguatamente igienizzate. La seduta morbida che era caratteristica di molte aree huddle sembra meno ideale oggi. Le aree comuni destinate a riunioni informali possono facilmente diventare sovraffollate. I datori di lavoro che vogliono adottare il lavoro basato sull’attività dovranno considerare come aggiornare il loro design del posto di lavoro per tenere conto di questi fattori.

Ad esempio, potrebbero voler investire in mobili non porosi con superfici antimicrobiche più facili da pulire.

Potrebbero prendere in considerazione l’aggiunta di sensori di occupazione in modo da poter ottenere un rapporto giornaliero di quali spazi sono stati utilizzati ogni giorno.

Dovranno anche impostare limiti di capacità per le aree comuni per evitare il sovraffollamento

Scopri come Space-Right™ semplifica l’identificazione e la riconfigurazione degli spazi non sicuri.

Pro:

  • i Dipendenti possono scegliere tra una varietà di spazi
  • Migliora la collaborazione
  • Prenotazioni non sono sempre necessari

Contro:

  • Più difficile da pulire
  • Più difficile per limitare la capacità
  • Potenzialmente aumenta ufficio di rumore e le distrazioni

Ufficio quartieri

Ufficio quartieri offrono molti degli stessi benefici di base attività di lavoro, ma con una struttura più solida. I quartieri possono essere impostati per reparto o funzione e fungono da “base di partenza” per i dipendenti. Piuttosto che scegliere tra una qualsiasi delle 500 aree di lavoro all’interno di un grande ufficio, vanno in un’area designata dove troveranno volti familiari. Lì, possono prenotare una scrivania o una stanza secondo necessità. Quando hanno bisogno di lavorare con gli altri in un altro reparto, possono facilmente riservare spazio lì.

I quartieri degli uffici riportano il senso di comunità che molti dipendenti perdono mentre lavorano in remoto senza richiedere posti assegnati. Ogni quartiere può personalizzare il proprio spazio scegliendo il proprio arredamento, purché soddisfi le linee guida generali del marchio. Ad esempio, potrebbero avere una bacheca con il nome del loro quartiere e le foto dei membri del suo team.

Il concetto di quartiere funziona meglio se i dipendenti hanno un’app mobile che rende facile per loro trovare dove lavorano i loro colleghi e riservare spazio vicino a loro.

Devono anche essere ben progettati per ridurre al minimo il rumore e la diffusione di germi.

Pro:

  • Migliora l’utilizzo dello spazio
  • Ripristina un senso di comunità
  • Rende più facile per i dipendenti a trovare i colleghi
  • Prenotazioni possono o non possono essere richiesti

Contro:

  • Richiede una maggiore pianificazione e progettazione
  • Potrebbe rendere più difficile la formazione di relazioni tra i reparti

spazi di Coworking

Il coronavirus è cambiato il pendolarismo modelli e l’ufficio della domanda. I dipendenti che in precedenza percorrevano lunghe distanze con i propri veicoli o utilizzavano i mezzi pubblici probabilmente rivaluteranno oggi quel viaggio. Per questi motivi, il recente rapporto Future of Office Demand di JLL prevede un rientro più lento negli uffici situati in aree che dipendono dai trasporti pubblici.

Allo stesso tempo, le persone vogliono ancora accedere ai servizi e alle opportunità sociali delle grandi aree urbane. Il rapporto prevede che vedremo un aumento della ” urbanizzazione distribuita.”Ciò include una maggiore domanda di periferie ben collegate centrate intorno alle principali città. Gli uffici centrali nel cuore del centro saranno ancora attraenti per molti dipendenti, ma potrebbero essere integrati con spazi di coworking più vicini a casa.

Gli spazi di coworking danno ai dipendenti la possibilità di sfuggire alle distrazioni del lavoro da casa mentre accolgono coloro che vivono più lontano.

Offrono anche una maggiore flessibilità per i datori di lavoro riluttanti a firmare nuovi contratti di locazione a lungo termine, soprattutto in un momento in cui l’occupazione futura degli uffici potrebbe essere imprevedibile. Possono affittare lo spazio per il mese o anche per il giorno. Se i dipendenti che utilizzano lo spazio di coworking non ne hanno più bisogno, l’azienda può semplicemente smettere di pagarlo.

Pro:

  • No leasing a lungo termine
  • più Facile per ospitare una forza lavoro distribuita
  • Proprietario responsabile della gestione della struttura e dei servizi

Contro:

  • Alcun controllo su di design per ufficio del marchio o
  • più Difficile stabilire un senso di comunità

Il futuro dell’area di lavoro flessibile

anche se la forza lavoro è più distribuito, la domanda per ufficio di alta qualità spazio non sta andando via. Mentre i dipendenti apprezzano la flessibilità di poter lavorare da remoto, la ricerca di JLL mostra che manca la capacità di socializzare e collaborare con gli altri. Hanno bisogno di un posto dove lavorare dove sentirsi ispirati e avere la tecnologia e le risorse di cui hanno bisogno per essere produttivi. Questo non è sempre possibile in un ufficio a casa.

Allo stesso tempo, si sono abituati a lavorare ovunque, quindi si aspettano di più dal loro posto di lavoro che da una semplice scrivania.

Queste strategie di lavoro flessibili possono supportare un ambiente sicuro e collaborativo quando sono attentamente pianificate e implementate correttamente. Non importa quale si sceglie, assicurarsi di avere la giusta tecnologia in atto per sostenerlo.

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