med så många som arbetar på distans antar många organisationer flexibla arbetsplatsstrategier. En flexibel arbetsyta betyder i allmänhet en utan otilldelade platser. Detta gör det lättare att rymma en ”hybrid” – strategi där anställda delar sin tid mellan hemmet och kontoret. Det gör det också möjligt för arbetsgivare att minska kontorstätheten och upprätthålla fysisk distansering när de återvänder till arbetsplatsen.

här är en titt på vad som driver behovet av flexibel arbetsyta, tillsammans med de fem mest populära strategierna.

flexibla arbetsplatsförare

medan COVID-19-pandemin har minskat den kortsiktiga efterfrågan på kontorslokaler har den ökat anställdas förväntningar på arbetsplatsen. Anställda är angelägna om att återvända till kontoret som ett nav för samarbete och innovation, men de måste också känna sig trygga där. Samtidigt ser arbetsgivare arbetsplatsen som ett sätt att etablera sitt varumärke, attrahera nya talanger och förbättra medarbetarnas engagemang, enligt JLLs Future of Global Office Demand report.

rapporten identifierar fyra viktiga drivkrafter som påverkar övergången till flexibla kontorsstrategier:

  • en ökning av fjärrarbete
  • ett behov av att ompröva kontorsdesign för att stödja fysisk distansering
  • antagandet av ny teknik som underlättar distribuerat arbete
  • förändringar i pendlingsmönster

medan ökningen av fjärrarbete har medfört många fördelar har det också påverkat medarbetarnas engagemang och produktivitet. I JLLs undersökning av 7 000 anställda:

  • 66% sa att de saknade utrymme för att vara kreativa och känna sig inspirerade
  • 60% sa att de inte var fullt engagerade på jobbet
  • 50% sa att deras miljö inte tillåter dem att arbeta effektivt

mest av allt saknar anställda möjligheten att samarbeta med varandra i en kontorsmiljö, som diagrammet nedan visar.

samtidigt förstår arbetsgivarna att de måste anpassa sin kontorsstrategi för att tillgodose förändrade vanor. De flesta anställda planerar att återvända till arbetsplatsen, men många förväntar sig inte att spendera fem dagar i veckan där längre. Och de som bor långt från ett centralt beläget kontor kanske letar efter alternativa utrymmen där de kan vara produktiva utan lång pendling.

som ett resultat överväger många arbetsgivare flexibla arbetsyttrender som dessa.

5 flexibla arbetsyttrender

Hot desking

Hot desking tillåter anställda att välja platser på en först till kvarn, först till kvarn. Denna flexibla arbetsplatsstrategi blev först populär för år sedan som ett sätt att öka samarbetet mellan anställda. Hot desking ökar förhållandet mellan anställda och skrivbord, vilket maximerar rymdutnyttjandet. Men många anställda är mindre entusiastiska över tanken på att behöva hitta ett tillgängligt skrivbord varje dag. Och i en tid då vi alla är mer bekymrade över att sprida bakterier, har de problem med att sitta ner vid ett skrivbord när det inte finns några uppgifter om vem som använde det nyligen och om det var ordentligt sanerat.

i en ny undersökning sa 19% att de ville att deras arbetsgivare skulle eliminera hot desking helt när de återvänder till arbetsplatsen.

fördelar:

  • större flexibilitet för anställda
  • mindre bortkastat utrymme
  • Potential att minska fastighetskostnaderna
  • minskar röran

nackdelar:

  • ingen garanti anställda kommer att få skrivbordet de vill
  • Potential för konflikter över föredragna skrivbord
  • Inga uppgifter om vilka skrivbord har använts
  • skrivbord måste saneras mellan varje användning
  • svårare för anställda att hitta varandra

skrivbord Hoteling

desk hoteling, eller Office hoteling, erbjuder samma fördelar med en flexibel arbetsyta, men med säkerhet för reservationer. Anställda använder hoteling programvara för att boka ett skrivbord innan de anländer eller medan de är på kontoret. Helst har programvaran en mobilapp som de kan komma åt var som helst. Det bör också integreras med interaktiva wayfinding-kartor och ditt kalendersystem så att skrivbordsbokningar är synliga för alla. Du kan även integrera desk hoteling programvara med sensorer för den mest exakta informationen om arbetsytan tillgänglighet.

fördelar:

  • anställda kan boka ett skrivbord när som helst
  • mindre bortkastat utrymme
  • Potential att minska fastighetskostnaderna
  • minskar röran
  • anställda kan hitta kollegor lättare
  • möjliggör kontaktspårning
  • effektiviserar rengöring och sanering

nackdelar

  • anställda kanske inte vill ge upp tilldelade platser
  • kräver ny teknikinvestering

aktivitetsbaserat arbete

aktivitetsbaserat arbete (ABW) liknar andra flexibla arbetsytastrategier genom att anställda kan välja där de vill arbeta på en viss dag. Det handlar dock inte bara om att reservera skrivbord. I en aktivitetsbaserad arbetsmiljö har anställda tillgång till en mängd olika utrymmen som är utformade för att stödja den typ av arbete de gör.

de som behöver en lugn plats att koncentrera sig kan boka ett litet, privat rum för morgonen och boka ett större mötesrum för att samarbeta med kollegor på eftermiddagen.

inte varje aktivitetsbaserad arbetsyta kräver nödvändigtvis en reservation. Anställda kan också samlas i mindre formella huddle områden, snabbt ta en telefonkiosk eller dra upp en fri stol nära en medarbetare.

medan aktivitetsbaserat arbete har blivit populärt de senaste åren som ett mer strukturerat alternativ till ett helt öppet kontor, kommer arbetsgivare sannolikt att vara mer försiktiga med att anta denna strategi Mot bakgrund av COVID-19.

hörnstenen i aktivitetsbaserat arbete-förmågan att röra sig fritt på kontoret hela dagen — kan göra det svårare att hålla reda på vilka områden som har använts och om de har rengjorts ordentligt. Den mjuka sittplatsen som var karakteristisk för många huddle-områden verkar mindre idealisk idag. Gemensamma utrymmen avsedda för tillfälliga sammankomster kan lätt bli överfulla. Arbetsgivare som vill anta aktivitetsbaserat arbete måste överväga hur man uppdaterar sin arbetsplatsdesign för att ta hänsyn till dessa faktorer.

de kanske till exempel vill investera i icke-porösa möbler med antimikrobiella ytor som är lättare att rengöra.

de kanske vill överväga att lägga till beläggningssensorer så att de kan få en daglig rapport om vilka utrymmen som har använts varje dag.

de kommer också att behöva ställa in kapacitetsgränser för gemensamma utrymmen för att förhindra överbeläggning

se hur Space-Right Hawaiian gör det enkelt att identifiera och omkonfigurera osäkra utrymmen.

Pros:

  • anställda kan välja mellan en mängd olika utrymmen
  • förbättrar samarbetet
  • bokningar krävs inte alltid

nackdelar:

  • svårare att rengöra
  • svårare att begränsa kapaciteten
  • potentiellt ökar Office buller och distraktioner

Office stadsdelar

Office stadsdelar erbjuder många av samma fördelar som aktivitetsbaserat arbete, men med mer struktur. Stadsdelar kan ställas in av avdelning eller funktion och fungera som en ”hemmabas” för anställda. I stället för att välja från någon av de 500 arbetsytor inom ett stort kontor, de går till ett särskilt område där de hittar bekanta ansikten. Där kan de boka ett skrivbord eller rum efter behov. När de behöver arbeta med andra i en annan avdelning kan de enkelt reservera utrymme där.

Office stadsdelar föra tillbaka känslan av gemenskap många anställda missar medan du arbetar på distans utan att kräva tilldelade platser. Varje stadsdel kan anpassa sitt utrymme genom att välja sin egen inredning, så länge den uppfyller allmänna varumärkesriktlinjer. Till exempel kan de ha en anslagstavla med namnet på deras grannskap och foton av sina teammedlemmar.

grannskapskonceptet fungerar bäst om anställda har en mobilapp som gör det enkelt för dem att hitta var deras kollegor arbetar och reservera utrymme nära dem.

de måste också vara väl utformade för att minimera buller och spridning av bakterier.

fördelar:

  • förbättrar rymdutnyttjandet
  • återställer en känsla av gemenskap
  • gör det lättare för anställda att hitta kollegor
  • bokningar kan eller inte kan krävas

nackdelar:

  • kräver mer planering och design
  • kan göra det svårare att skapa relationer mellan avdelningar

Coworking spaces

coronavirus har förändrat pendlingsmönster och kontorsbehov. Anställda som tidigare pendlade långa sträckor i sina egna fordon eller använde kollektivtrafik utvärderar sannolikt den resan idag. Av dessa skäl förutspår JLLs senaste Future of Office Demand-rapport en långsammare återinträde till kontor i områden som är beroende av kollektivtrafik.

samtidigt vill människor fortfarande ha tillgång till bekvämligheter och sociala möjligheter i stora stadsområden. Rapporten förutspår att vi kommer att se en ökning av ” distribuerad urbanisering.”Detta inkluderar en större efterfrågan på väl anslutna förorter centrerade kring större städer. Centrala kontor i hjärtat av downtown kommer fortfarande att vara tilltalande för många anställda, men de kan kompletteras med coworking utrymmen närmare hemmet.

Coworking spaces ger anställda möjlighet att undkomma distraktionerna att arbeta hemifrån medan de tar emot dem som bor längre bort.

de erbjuder också större flexibilitet för arbetsgivare som är ovilliga att teckna nya långsiktiga hyresavtal, särskilt i en tid då framtida kontorsbeläggning kan vara oförutsägbar. De kan hyra utrymme per månad eller till och med på dagen. Om anställda som använder coworking space inte längre behöver det, kan företaget helt enkelt sluta betala för det.

fördelar:

  • inget långsiktigt hyresavtal
  • lättare att rymma en distribuerad arbetskraft
  • ägare ansvarig för facility management och bekvämligheter

nackdelar:

  • ingen kontroll över kontorsdesign eller branding
  • svårare att skapa en känsla av gemenskap

framtiden för flexibel arbetsyta

även om arbetskraften är mer distribuerad, efterfrågan på högkvalitativa kontorslokaler går inte bort. Medan anställda uppskattar flexibiliteten att kunna arbeta på distans, visar JLLs forskning att de saknar förmågan att umgås och samarbeta med andra. De behöver en arbetsplats där de känner sig inspirerade och har den teknik och de resurser de behöver för att vara produktiva. Det är inte alltid möjligt på ett hemmakontor.

samtidigt har de blivit vana vid att kunna arbeta var som helst, så de förväntar sig mer från sin arbetsplats än bara ett skrivbord.

dessa flexibla arbetsplatsstrategier kan stödja en säker, samarbetsmiljö när de är noggrant planerade och korrekt implementerade. Oavsett vilken du väljer, se till att du har rätt teknik på plats för att stödja den.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.